Pierwszą fazą zarządzania projektami jest etap przygotowawczy. To właśnie na tym etapie zapadają jedne z najistotniejszych decyzji w kwestii dalszych działań jakie mają być prowadzone w ramach realizacji konkretnego projektu. Mimo to, znacznie tej fazy jest często bagatelizowane, jednak warto podkreślić, iż to właśnie głównie od zaplanowania działań zależy efekt końcowy projektu.

Podczas etapu przygotowywania projektu określone zostają główne zasady według których ma być on realizowany, warunki efektywnej implementacji systemu czy też optymalne kanały komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. To właśnie w tej fazie ma miejsce cała organizacja projektu, gdzie brane są pod uwagę nakłady pracy ludzkiej, niezbędne do osiągnięcia założonego celu. Dedykowani pracownicy muszą posiadać niezbędną wiedzę, adekwatną do powierzonego im zadania, co wspólnie ma zapewnić końcowy sukces projektu.

Nadzór nad projektem sprawuje komitet sterujący, który składa z osób ze ścisłego kierownictwa, odpowiedzialnych za zarządzanie w firmie. Wyznaczają one cele, zatwierdzają wszystkie wdrożenia i działania, harmonogram prac, budżet oraz rozwiązują kwestie problematyczne. Komitet sterujący powinien spotykać się systematycznie, szczególnie w momencie, gdy należy podjąć istotne decyzje w sprawie projektu. Kierownik projektu to kolejna ważna osoba mając wpływ na efektywny system zarządzania projektami. W jego kompetencjach leży umiejętna organizacja projektu oraz koordynacja jego wdrażania. Odpowiada on przed komitetem w kwestii stopnia realizacji projektu, dlatego też musi to być osoba kompetentna i posiadająca odpowiednie kwalifikacje.

Nieodłącznym elementem każdego zespołu projektowego są konkretne zespoły robocze, które są odpowiedzialne za realizacje jego tematycznych części. Na czele każdego z nich stoi lider, który koordynuje prace członków danego zespołu. Poza zespołem roboczym, niezbędny jest także zespół techniczny na który składają się przedstawiciele IT, którzy zajmują się wdrożeniem systemu. Istotną rolę odgrywa także biuro koordynacji projektu, które odpowiada za sprawną komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w całym zespole oraz stworzenie pewnych standardów działania i poprawnie przygotowaną dokumentację.

Etap przygotowania projektu odgrywa bez wątpienia kluczową rolę, gdyż to właśnie od doboru odpowiedniego zespołu oraz umiejętnie zorganizowanej strategii działania zależy efekt końcowy, czyli sukces bądź porażka projektu.